Archiwizacja dokumentacji to nie tylko preferencja osób, chcących zadbać o porządek w biurze. To obowiązek każdego przedsiębiorcy. Ale dlaczego właściwie musimy go realizować i co w praktyce daje przestrzeganie tych zasad? Dzisiaj odpowiadamy na te pytania.
Archiwizacja dokumentacji medycznej i innych akt – co zyskujemy w ten sposób?
Raczej nikogo nie trzeba przekonywać, że rozgardiasz w dokumentacji jest szkodliwy. Gdy panuje nieporządek, trudno jest znaleźć interesujące nas akta. Efekt? Wykonywanie obowiązków niepotrzebnie się wydłuża, a to, co można było załatwić w jedną chwilę, budzi irytację. Dobrze prosperująca firma po prostu musi mieć prawidłowo uporządkowane zbiory, bo bez tego jej działalność będzie w niektórych obszarach sparaliżowana. Ale archiwizacja dokumentacji to coś więcej niż porządek w biurze.
Archiwizacja dokumentów firmowych to łatwiejsze przestrzeganie obowiązujących przepisów
Poszczególne typy dokumentacji mają różne okresy przechowywania. To oznacza, że po pewnym czasie niektóre z nich należy zutylizować. Jak się w tym nie pogubić i nie zniszczyć akt, które powinny jeszcze przez lata zalegać w naszych archiwach? Kluczem jest prawidłowa archiwizacja dokumentów firmowych.
Jednym z istotnych elementów tego procesu jest nadanie aktom właściwego terminu przechowywania. Takie uformowanie zbiorów oznacza, że nie musimy martwić się ewentualną pomyłką. W efekcie:
- łatwiej będzie nam przestrzegać RODO;
- bezbłędnie zastosujemy się do przepisów krajowych;
- będziemy czuć się spokojnie i bezpieczne.
Taki komfort zapewnia między innymi współpraca z firmą Destroy&Recycling.
Firma archiwizująca dokumenty – co daje współpraca z profesjonalistami?
Znamy już wagę archiwizacji. Warto wiedzieć także, jakie konsekwencje czekają nas za zaniedbanie porządkowania dokumentów. Możemy m.in. nadszarpnąć zaufanie, jakie mają do nas nasi klienci i partnerzy. W grę wchodzą także dotkliwe kary pieniężne, wynikające m.in. ze złamania RODO. W końcu przechowywanie akt przez zbyt długi czas to bezprawne przetwarzanie danych osobowych. Jak widać, konsekwencje są duże. To dlatego najrozsądniejszą opcją jest nawiązanie współpracy z firmą, oferującą pomoc profesjonalnych archiwistów – doświadczonych, zaangażowanych, cierpliwych i działających z najwyższą precyzją. Takie osoby zadbają o każdy szczegół, każde oznaczenie akt i ogólną logikę systemu, według którego uformowano zbiory.